Pre-audit

Controleplicht? Dit kun je doen vóór de accountant langskomt

Je weet het inmiddels: jullie zijn controleplichtig. Dat betekent dat er straks een accountant langskomt om naar de jaarrekening te kijken. En ja, dat kan best even slikken zijn. Niet omdat je iets verkeerd doet — maar omdat het toch voelt alsof iemand uitgebreid in je boeken gaat neuzen.

Het goede nieuws? Je kunt zelf al veel doen om het soepel te laten verlopen. Geen stress, gewoon een beetje voorbereiding. Dit zijn vijf dingen die wij in de praktijk altijd aanraden.

1. Zorg dat je administratie klopt én te vinden is

We beginnen bij de basis: zorg dat je administratie compleet en logisch is opgebouwd. Niet alleen wat erin zit, maar ook hóe je het aanlevert. Geloof ons, een nette administratie bespaart iedereen tijd (en vragen).

• Specificaties van posten op de balans
• Toelichtingen op afwijkingen
• Facturen, contracten en bewijsstukken op één plek

2. Check je balansposten en specificaties

Loop de balans eens rustig door. Kloppen de openstaande posten? Heb je bewijs voor wat er op je balans staat?

• Debiteuren-/crediteurenlijsten
• Afschrijvingen
• Overzichten van voorzieningen en reserveringen

3. Haal externe stukken alvast op

Soms heb je documenten nodig van buiten je organisatie: een bankverklaring, notulen van het bestuur of stukken van een subsidieverstrekker. Tip: vraag die nu al op. Je wilt niet dat de planning vastloopt omdat de bank er drie weken over doet.

4. Zorg dat iemand de tijd heeft

Een controle betekent ook dat je af en toe moet overleggen of stukken moet aanleveren. Regel dus dat iemand — jijzelf of een collega — hier echt even tijd voor heeft. Het is zonde als de controle vertraagt omdat er niemand bereikbaar is.

5. Zie het niet als een toets, maar als samenwerking

Een controle is geen overhoring. Het is niet bedoeld om je “te pakken”. Het gaat om vertrouwen in je jaarrekening — voor je bestuur, subsidieverstrekkers en andere betrokkenen. Een goede samenwerking met de accountant helpt daar echt bij.